기업부설연구소 설립 서류 — 인정 신청 첨부서류 10종과 각 서류가 증명하는 것

기업부설연구소 설립 서류는 2026년 2월 1일부터 「기업부설연구소등의 연구개발 지원에 관한 법률 시행규칙」 제3조가 정합니다. 기업부설연구소는 인정 신청서에 연구개발활동 개요서, 연구 기자재 현황, 연구개발인력 현황, 조직도, 도면과 사진 등 해당하는 첨부서류(최대 10종)를 붙여 한국산업기술진흥협회에 제출하고, 연구개발전담부서는 같은 규칙 제4조에 따라 최대 6종을 냅니다. 사업자등록증명과 소기업·중기업 증명서류는 신청인이 동의하면 협회가 행정정보 공동이용으로 직접 확인하므로 따로 떼어 낼 필요가 없습니다.

여기서 기업부설연구소란 기업이 연구개발을 수행하기 위하여 설립·운영하는 부설 연구기관으로서 같은 법 제7조에 따른 인정을 받은 기관을 말하고, 연구개발전담부서는 기업에서 연구개발을 전담하는 부서로서 같은 인정을 받은 부서를 말합니다. 서류는 단순한 형식이 아니라, 인정기준인 "사람"과 "공간"을 심사기관이 확인하는 유일한 통로입니다.

이 글은 인정 요건 자체가 아니라 그 요건을 무슨 서류로 증명하는지에 집중합니다. 인원 수와 공간 기준은 기업부설연구소 설립 요건과 인원 기준에서, 제도 전체 흐름은 기업부설연구소 설립 인정 가이드에서 먼저 확인하실 수 있습니다.

근거 법령 — 서류 규정은 신법으로 옮겨졌다

예전 안내 글에는 「기초연구진흥 및 기술개발지원에 관한 법률」 제14조의2와 같은 법 시행령 제16조의2를 근거로 적은 것이 많습니다. 현행 원문을 보면 이 조문들은 모두 "삭제"로 표시되어 있습니다. 대신 기업부설연구소와 연구개발전담부서만 다루는 별도 법률이 2025년 1월 31일 법률 제20727호로 제정되었고, 공포 후 1년이 지난 2026년 2월 1일부터 시행되고 있습니다.

법률상 인정권자는 과학기술정보통신부장관이지만, 인정 신청의 접수 처리와 인정, 인정서 발급 업무는 시행령에 따라 한국산업기술진흥협회에 위탁되어 있습니다. 그래서 신청서 서식의 수신처도 "(사)한국산업기술진흥협회 귀하"로 되어 있습니다. 신법 시행 전에 종전 법률에 따라 인정된 연구소는 신법에 따라 인정받은 것으로 보므로, 이미 인정을 받은 기업이 서류를 새로 낼 필요는 없습니다.

신청서에 적는 정보

기업부설연구소는 별지 제1호서식, 연구개발전담부서는 별지 제6호서식의 인정 신청서를 씁니다. 시행령은 신청서에 기업 명칭, 대표자, 소재지, 연구 분야, 주요 연구내용, 연구개발인력, 연구시설, 그 밖에 인정에 필요한 사항을 기재하도록 정하고 있습니다. 두 서식 모두 처리기간은 10일, 수수료 칸은 "없음"으로 인쇄되어 있습니다.

서식 뒤쪽의 작성방법에는 심사에서 자주 문제가 되는 기준이 들어 있습니다. 실무에서 틀리기 쉬운 항목만 추리면 다음과 같습니다.

• 업종 — 기업의 주 업종을 한국표준산업분류(KSIC) 코드로 적습니다.
• 매출액·종업원 수 — 매출액은 신청일 기준 최종 결산자료로, 종업원 수는 가장 최근의 상시 종업원 수로 적고 일용직은 제외합니다.
• 설립 연월일 — 회사 개업일이 아니라 기업이 자체적으로 연구기관을 설립한 날짜입니다.
• 신청분야 — 과학기술과 서비스 중에서 고르며, 서비스를 고른 기업은 주 업종과 관련된 연구 분야를 선택해야 합니다.
• 연구공간 — "건물 전체", "독립공간", "분리구역" 가운데 하나와 소유·임대 여부, 면적을 적습니다.
• 연구개발투자 — 신청한 해부터 향후 1년간의 투자계획을 인건비, 연구시설비, 그 밖의 투자액으로 나눠 적습니다.

같은 기업이 연구소를 2개 이상 신청한다면 각 연구소의 전문연구 분야(한국표준산업분류에 따른 업종) 또는 주소지가 서로 달라야 합니다. 같은 분야, 같은 주소로 두 번 신청하는 서류는 처음부터 인정 대상이 아닙니다.

첨부서류 목록과 각 서류가 증명하는 것

시행규칙이 정한 첨부서류를 기업부설연구소와 연구개발전담부서로 나눠 보면 아래 표와 같습니다. "조건부"는 해당하는 기업만 내는 서류입니다.

표에서 보듯 전담부서는 연구소보다 서류가 가볍습니다. 공통 3종(개요서·기자재·인력 현황)에 기업 조직도, 도면·사진, 서비스 분야 증빙만 붙이면 됩니다. 두 제도 가운데 무엇을 고를지는 연구개발전담부서와 기업부설연구소 비교에서 따로 다룹니다.

제출하지 않아도 되는 서류도 있습니다. 협회는 「전자정부법」 제36조 제1항의 행정정보 공동이용으로 사업자등록증명(주민등록번호 제외)과, 소기업 또는 중기업인 경우 그 증명서류를 직접 확인해야 합니다. 신청인이 이 확인에 동의하지 않을 때에만 해당 서류를 직접 내도록 되어 있으므로, 서식 뒤쪽의 행정정보 공동이용 동의서에 서명하는 편이 빠릅니다.

연구개발인력 현황 — 연구전담요원을 서류로 증명하는 법

심사의 중심은 별지 제4호서식인 연구개발인력 현황입니다. 연구전담요원, 연구보조원, 연구관리직원을 학위별로 집계하고, 연구원 한 사람마다 직위, 성명, 주민등록번호(외국인은 외국인등록번호), 소속 부서, 최종 학교와 전공, 최종 학위와 학위번호, 병적사항, 발령일, 연구시설 내 근무 여부를 적습니다. 작성방법은 연구보조원과 연구관리직원 보유가 필수 요건이 아니라고 명시합니다.

작성방법 가운데 특히 자주 틀리는 부분은 세 가지입니다. 첫째, 학위번호가 없는 고등학교·전문대 졸업자나 국외 학위자는 졸업연도를 적고, 기능사 이상 국가기술자격자는 학교 칸에 자격 종류, 학위 칸에 자격증번호를 적습니다. 둘째, 발령일은 회사 입사일이 아니라 연구소나 전담부서로 발령받은 날짜입니다. 셋째, 자택 등 연구시설 밖에서 근무하는 사람은 "연구시설 내 근무 여부"에 "부"로 표시해야 합니다.

서류상 이름을 올렸다고 모두 연구전담요원이 되는 것은 아닙니다. 시행규칙은 다음 사람을 연구전담요원으로 할 수 없다고 정합니다.

1. 건강보험 가입자 명부, 국민연금 사업장가입자 명부, 근로소득 원천징수부 등으로 해당 기업의 직원임을 증명할 수 없는 사람
2. 대학원 주간 학위과정에서 수학하는 임직원(기업 연구개발과 관련된 박사과정 등 예외 있음)
3. 연구기관에서 계속하여 6개월 이상 연구개발활동을 수행할 수 없는 사람
4. 대표자, 감사, 비상임이사 등 직무상 상시 연구개발을 전담할 수 없는 사람(창업일부터 3년이 지나지 않은 소기업의 대표자로서 연구개발 업무를 하는 사람은 제외)
5. 산업연수를 목적으로 체류하는 산업연수생

첫 번째 항목은 서류 준비와 직결됩니다. 협회는 같은 법 제23조 제1항과 시행령 제17조에 따라 국민건강보험공단, 국민연금공단, 근로복지공단에 사업장 가입 현황 자료를 요청할 수 있으므로, 인력 현황표의 명단과 4대보험 가입 내역이 어긋나면 그대로 드러납니다. 입사 직후 신청하는 경우에는 가입 신고가 반영되었는지부터 확인하는 것이 안전합니다.

학위증명서는 시행규칙의 첨부서류 목록에 없습니다. 그러나 인정 뒤 사후관리에서 협회는 연구전담요원의 학위증명서 또는 졸업증명서 사본(또는 자격증 사본), 인사발령서류, 연구노트와 연구 보고서 등을 확인할 수 있습니다. 따라서 신청 단계부터 인력 현황표에 적은 학위번호와 발령일을 뒷받침하는 원본 자료를 함께 묶어 보관해 두어야 합니다. 인정 이후의 관리 의무는 기업부설연구소 사후관리에서 이어서 볼 수 있습니다.

도면·현판·사진과 연구 기자재 현황

연구소는 "기업부설 연구기관이 위치한 층의 전체 도면 및 기업부설 연구기관 내부 도면"을 내되, 전용 출입구 현판과 내부 사진을 포함해야 합니다. 전담부서도 같은 형식의 도면과 사진을 냅니다. 이 서류가 증명하는 것은 연구공간이 고정된 벽체와 별도의 출입문으로 다른 부서와 구분된 독립 공간이라는 점입니다.

다만 중소기업, 연구개발형 중소기업·벤처기업이 설립한 연구기관, 정보서비스 또는 소프트웨어개발 공급업 기업의 전담부서가 50제곱미터를 초과하는 면적을 확보할 수 없는 경우에는 칸막이 등으로 구분한 공간도 인정됩니다. 환기·소방 등의 사유로 천장까지 막을 수 없을 때에는 바닥에서 2미터 이상의 고정된 벽체와 별도 출입문을 갖추는 방식도 있습니다. 어느 경우든 도면의 경계선과 사진 속 벽체·출입문·현판이 서로 일치해야 합니다.

건물 자체도 확인 대상입니다. 법은 「건축법」상 단독주택, 공동주택, 허가받지 않은 건물이나 가건물에는 연구소를 설치하지 않도록 정하고 있어, 오피스텔·근린생활시설 등 건축물 용도를 미리 확인해야 합니다. 연구시설은 연구개발활동을 위하여 배타적으로 사용하는 독립된 연구공간과 연구 기자재, 부대시설을 말합니다.

연구 기자재 현황(별지 제3호서식)에는 일련번호, 품명, 수량, 설치 부서·위치를 적습니다. 작성방법은 사무용 책상, 팩스, 전화기, 복사기 같은 사무기기와 서버·허브 등 통신수단, 일반 범용 소프트웨어는 해당하지 않고, 개발툴로 쓰는 전용 프로그램은 포함할 수 있다고 정합니다. 연구 기자재는 연구공간 안에 위치해야 하므로, 사진에 찍힌 장비와 현황표의 품목도 맞아야 합니다.

제출 이후 절차와 보완이 잦은 실수

서식에 인쇄된 처리 절차는 신청서 작성, 접수, 검토(필요하면 현지 확인), 결재, 인정, 인정서 발급 순서입니다. 고시는 관련 서류를 접수한 날부터 10일 이내 처리를 원칙으로 하면서, 현장조사에 걸리는 기간은 처리기간에 넣지 않는다고 정합니다. 실제 소요 기간은 서류 상태와 현장조사 여부에 따라 달라집니다.

인정 신청을 하면 같은 법 제21조의 현장조사 대상이 될 수 있고, 현장조사는 원칙적으로 조사 개시 7일 전까지 조사목적·기간·제출자료 등을 적은 현장출입조사서로 서면 통지됩니다. 서류가 미비하면 협회장은 기한을 정해 시정·보완을 요구하고, 그 기한까지 보완하지 않으면 서류를 반려할 수 있습니다. 인정되면 연구소는 별지 제5호서식, 전담부서는 별지 제7호서식의 인정서를 받습니다.

보완 요구가 잦은 실수는 대체로 서류 사이의 불일치에서 나옵니다.

• 인력 현황표의 연구전담요원이 영업·생산 업무를 겸하고 있는데 조직도에는 연구소 소속으로만 표시한 경우
• 발령일 칸에 입사일을 적어 연구소 설립일보다 앞선 날짜가 들어간 경우
• 도면에는 독립공간으로 그렸는데 사진에는 칸막이만 보이거나 현판이 없는 경우
• 연구 기자재 현황에 복사기·사무용 PC·범용 소프트웨어만 적은 경우
• 서비스 분야로 신청하면서 중소기업 등 기준검토표나 부가가치세 신고서를 빠뜨린 경우

서류를 사실과 다르게 꾸미는 것은 실수와 다르게 취급됩니다. 거짓이나 부정한 방법으로 인정을 받으면 같은 법 제8조에 따라 인정이 반드시 취소되고, 취소된 날부터 1년이 지날 때까지 다시 신청할 수 없습니다. 인정을 받은 자와 이를 도와준 자 모두 500만원 이하의 과태료 대상입니다. 인정 후 명칭·소재지·연구 분야·연구개발인력 등이 바뀌면 사유 발생일부터 30일 이내에 변경신고서를 내야 하므로, 신청 서류 사본은 변경신고의 기준 자료로도 쓰입니다.

정리하면, 서류 준비의 핵심은 장수가 아니라 신청서·인력 현황·조직도·도면·사진이 같은 사실을 가리키도록 맞추는 데 있습니다. 서류 점검과 신청 준비는 기업부설연구소 설립 안내에서 확인하실 수 있습니다. 법령 원문은 기업부설연구소등의 연구개발 지원에 관한 법률, 같은 법 시행령, 같은 법 시행규칙에서 볼 수 있습니다. 비용은 사례별로 상이하므로 무료 상담 시 정확히 안내드립니다.

유선행정사사무소 (대표 행정사 정유선) · 「기업부설연구소등의 연구개발 지원에 관한 법률」(법률 제21309호, 2026. 2. 1. 시행), 같은 법 시행령(대통령령 제36055호), 같은 법 시행규칙(과학기술정보통신부령 제163호), 「기업부설연구소와 연구개발전담부서 신고요령」(과학기술정보통신부고시 제2026-6호) 원문 기준으로 작성 · 최종 검토일 10월 3일